Embaucher ou déléguer vos appels : ce que ça doit rapporter
Par David Journo ·
En résumé : une assistante coûte au moins 1 975 € par mois à l’employeur en 2026, et un temps partiel démarre en principe à 24 heures par semaine, soit environ 1 350 €. Pour que ça paie, elle doit vous faire signer chaque mois autant de chantiers que ce coût divisé par votre marge : environ cinq avec 400 € de marge (un exemple, pas une moyenne du métier). Tout dépend donc d’un chiffre que vous n’avez sans doute pas : combien d’appels vous perdez. Tant que vous l’ignorez, comparer une embauche à une autre solution, c’est comparer des prix sans savoir ce qu’ils doivent rapporter.
Une assistante vous coûte au moins 1 975 € par mois
C’est le coût d’un salarié au SMIC en 2026 (1 867,02 € brut depuis le 1er juin), selon cette simulation pour une entreprise de 11 à 49 salariés. Au-dessus du SMIC, la facture monte plus vite que le salaire, parce que la réduction de cotisations fond.
Et vous ne paierez probablement pas le SMIC. En Occitanie, les minima de la convention du bâtiment (ETAM), fixés par un accord de février 2026, vont de 1 936,54 € brut au niveau B à 2 061,72 € au niveau C (la grille). Le niveau dépend du poste et de l’ancienneté : il n’existe pas de barème « assistante ».
Dernier détail : sauf accord de branche, l’article L3123-27 du Code du travail fixe à 24 heures par semaine le minimum d’un temps partiel (avec des dérogations, par exemple si le salarié le demande). Embaucher quelqu’un six heures par semaine pour décrocher le téléphone, ce n’est donc pas si simple. Au tarif du SMIC, 24 heures coûtent déjà environ 1 350 € par mois.
Combien de chantiers faut-il pour la rentabiliser ?
Divisez le coût mensuel par la marge que vous faites sur un chantier. Vous obtenez, arrondi au chantier supérieur, le nombre de chantiers en plus que les appels récupérés doivent vous faire signer chaque mois pour que ça paie :
| Marge par chantier | Embauche à 1 975 € | Temps partiel à 1 350 € |
|---|---|---|
| 400 € | 5 chantiers | 4 chantiers |
| 800 € | 3 chantiers | 2 chantiers |
| 1 200 € | 2 chantiers | 2 chantiers |
Avec 400 € de marge, l’embauche doit donc rapporter cinq chantiers de plus par mois, soit plus d’un par semaine. Avec 1 200 €, deux.
Pour savoir si les seuls appels justifient un recrutement, calculez : coût mensuel ÷ (taux de signature × marge par chantier). Le résultat est le nombre d’appels exploitables que vous devez perdre chaque mois. Avec 30 % de signature et 400 € de marge (des exemples), une assistante à 1 975 € ne se rembourse qu’à partir d’environ 17 appels perdus par mois. Une solution dix fois moins chère, dès 2. Je n’embaucherais donc pas d’assistante pour récupérer des appels si vous en perdez moins que ça : le poste doit alors se justifier autrement, par la facturation, le planning ou les relances.
Calculateur
Combien vous coûtent vos appels perdus ?
Les valeurs affichées sont un exemple : remplacez-les par les vôtres. Rien n'est enregistré ni envoyé.
À ce rythme, environ 4 chantiers et 1 440 € de marge vous échappent chaque mois.
Pour qu'une solution à 1 975 € par mois se rembourse, il faut perdre au moins 17 appels exploitables par mois. Vous en perdez 12.
Sur ces chiffres, les appels perdus seuls ne couvrent pas ce coût : le poste devrait se justifier autrement.
Estimation à partir de vos chiffres, pas une promesse de résultat.
Quand l’embauche reste la bonne réponse
Si vous cherchez quelqu’un pour la facturation, le planning, les devis et le client qui s’énerve, l’embauche reste la bonne réponse, et son coût se compare au temps que vous y passez vous-même le soir. Beaucoup de chauffagistes qui embauchent finissent d’ailleurs par lui faire décrocher et relancer, au lieu de la relation client et du suivi de chantier. Déléguer le répétitif et garder l’humain pour le reste se combine très bien.
Un répondeur prend un message, un système en fait davantage
Entre embaucher et laisser sonner dans le vide, il y a une troisième voie : un système qui ne se contente pas de décrocher. C’est ce que je vends, donc lisez ce tableau d’un œil critique :
| Une salariée | Répondeur ou télésecrétariat | Système complet Davindie | |
|---|---|---|---|
| Décroche quand vous êtes en chantier, le soir, le week-end | Heures de bureau, hors congés et arrêts | Selon la formule | Ligne dédiée, toujours décrochée |
| Qualifie la demande (panne, entretien, devis, urgence ou non) | Oui | Selon la grille convenue | Oui, à chaque appel |
| Prend plusieurs appels en même temps | Un appel à la fois | Selon le nombre d’opératrices | Oui, chaque appelant est pris en charge en parallèle |
| Propose un créneau en tenant compte de votre agenda et de vos déplacements | Oui, à la main | Rarement | Oui, branché sur votre Google Agenda |
| Vous dérange seulement si un humain est nécessaire | Elle vous passe l’appel | Selon la formule | Transfert vers votre portable dans ce cas seulement |
| Vous montre ce qui a été récupéré | Non | Rarement | Bilan chiffré à J+7 |
| Prépare la facturation | Oui | Non | Selon votre outil de facturation (branchement à définir) |
Le système complet réunit la réception des appels, un agent qui décide quoi faire de chaque demande, et des connexions à vos outils (si cinq personnes appellent en même temps, une assistante ou un standard ne peut en décrocher qu’une à la fois, alors que le système prend les cinq appels en parallèle et propose à chacune un créneau selon votre agenda). Il fait ce que vous lui avez paramétré : un cas hors cadre revient vers vous.
Mesurez d’abord
Pendant une semaine, notez chaque appel qui sonne dans le vide, avec le motif probable (la méthode). Si vous le pouvez, faites-le en période de forte demande : en pleine canicule, c’est là que les appels se perdent le plus. Multipliez par quatre, appliquez votre taux de signature et votre marge : vous savez ce qu’une solution doit au minimum récupérer. La rapidité de réponse fait d’ailleurs partie des leviers que nous classons parmi les plus utiles pour trouver des clients.
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